Et element i persondataforordningen (se evt.: https://www.eugdpr.org/ og https://www.datatilsynet.dk/) er at man som virksomhed eller forening kommunikerer klart og tydeligt omkring sin brug af persondata. Denne følgende korte indføring har dette mål for øje.

Da Humanistisk Samfund er en medlemsorganisation har vi et arkiv af medlemsoplysninger. Dette arkiv er digitalt og varetages af det sikrede medlemsadministrationsprogram ForeningLet. Medlemsoplysninger indtastes ved indmeldelse på vores krypterede hjemmeside. Medlemsoplysninger på udmeldte medlemmer gemmes i 1 måned i systemet, med det formål at kunne genoprette medlemmet, hvis dette fortryder sin udmelding indenfor denne måned. Hvis man yder et bidrag opbevarer vi i Foreninglet bidragsyderens cpr-nummer (hvis bidragsyderen udleverer dette), med det formål at kunne indberette til SKAT.

Herudover benytter vi bogføringsprogrammet E-conomic i forbindelse med udsendelse af ceremonirelaterede fakturaer. Data knyttet til vores ceremonier er tilgængelige for de frivillige der varetager ceremonien når dette er relevant og nødvendigt, og for sekretariatet der varetager det administrative omkring ceremonien. Persondata forbundet med ceremonier gemmes kun i den udstrækning det er nødvendigt i forhold til god bogføringsskik.

Frivillige i foreningen, der jævnligt har en pengemæssig udveksling med sekretariatet (kørselsrefusion, udlæg, honorar) kan vælge at få gemt deres kontooplysninger og cpr-nummer (indberetning til SKAT) i krypteret form i sekretariatet.

Dataansvarlig i Humanistisk Samfund: Sekretariatsleder Tue Bo-Chassé, tbc@hs.dk.